Aus dieser Matrix können die verantwortlichen Mitarbeiter des Betriebes ersehen, welche Mitarbeiter in welchen Themen, Zeitabständen und von wem unterwiesen werden müssen.

Hierzu werden die

• Stammdaten des Betriebes
• Abteilungen des Betriebes (Hierarchie)
• Schulungs-/ Unterweisungsthemen des Betriebes inkl. der Hinterlegung der Schulungsunterlagen sowie der Dokumentation der für die Schulung eingesetzten Unterlagen (z.B. Videofilm)
• Mitarbeiter der jeweiligen Abteilung inkl. der Vergabe von Lese- und Schreibrechten für die Module Unterweisungs- und Prüfungsmatrix sowie die Zuordnung der Schulungs-/ Unterweisungsthemen
• sowie die Terminplanung der Schulungen / Unterweisungen mit dem Meldewesen

in das System eingepflegt.

Gemäß des festgelegten Meldewesen (z.B. 30 Tage vor der geplanten Unterweisung) erhält der zuständige Vorgesetzte eine E-Mail mit dem Hinweis, dass die Unterweisung am „TT.MM.JJJJ“ durchzuführen ist. Bestätigt er den Erhalt der E-Mail nicht, erhält der Vorgesetzte sowie der Vertreter gemäß des festgelegten Zeitraums (z.B. 15 Tage) eine Erinnerungsmail; wenn darauf ebenfalls nicht reagiert werden sollte, haben wir auch an diesen Fall gedacht.

Wird der Erhalt der E-Mail bestätigt, so kann der Vorgesetzte sich aus dem System den ausgefüllten Unterweisungsnachweis (Thema, Teilnehmer etc.) ausdrucken und die Schulungsunterlagen aufrufen, um die Unterweisung durchzuführen.

Nachfolgend wird dann im System nur noch hinterlegt, wer tatsächlich an der Unterweisung teilgenommen hat, damit bei dem Termin für die „Nachschulung“ auch nur die Mitarbeiter eingeladen werden, die fehlten.

In der Matrix lässt sich dann in einer Gesamtübersicht durch unterschiedliche Farben gut erkennen:

• Wer wurde unterwiesen?
• Wer muss noch unterwiesen werden?
• Welche Unterweisung befindet sich im Erinnerungszeitraum?
• Welche Unterweisung ist als nächste terminiert?

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